Die interne Wissensdatenbank deines Teams
Eine private, durchsuchbare interne Wissensdatenbank für Onboarding, Prozesse und internes Know-how, hinter Login, immer aktuell und genauso schnell erstellt wie dein öffentliches Help Center.
Diese Teams dokumentieren mit HappySupport
Internes Wissen liegt verstreut in Slack-Threads, Google Docs und in den Köpfen von ein, zwei Leuten. Wenn die im Urlaub sind, steht das Team.
Ein Firmenwiki macht dieses Wissen auffindbar und HappySupport macht das Pflegen so einfach, dass es tatsächlich passiert. Wissensmanagement, das nicht am Aufwand scheitert.
Was ist eine interne Wissensdatenbank?
Eine interne Wissensdatenbank ist ein privater, durchsuchbarer Ort für das Wissen deines Teams: Prozesse, Onboarding, Tools und die Entscheidungen, die nie jemand aufgeschrieben hat. Sie liegt hinter Login und ist nur für die eigenen Leute sichtbar.
Vom öffentlichen Help Center unterscheidet sie sich in der Zielgruppe, nicht in der Technik. Dieselben Artikel, dieselbe Suche, derselbe Editor. Anders ist, wer sie öffnen darf und was drinstehen darf.
Interne Wissensdatenbank und Firmenwiki
Ein Wiki ist ein Ort für Seiten. Eine interne Wissensdatenbank ist das plus der Teil, der darüber entscheidet, ob die Seiten noch stimmen: eine Suche, die sie findet, eine Struktur, die sie ordnet, und ein realistischer Weg, sie aktuell zu halten.
Genau daran sterben die meisten Firmenwikis leise. Die ersten hundert Seiten sind eine gute Woche Arbeit. Im zweiten Jahr wird daraus ein Museum darüber, wie das Unternehmen früher gearbeitet hat.
Was hineingehört
Alles, wofür neue Kolleg:innen sonst eine Person fragen müssten. Onboarding-Pfade, Anleitungen zu euren internen Tools, Freigabe- und Eskalationsprozesse, Namenskonventionen und die Antworten, die im Slack ständig neu getippt werden.
Nicht hinein gehört alles, was kürzer lebt als der Aufwand, es aufzuschreiben. Sprint-Notizen und Einzelfallentscheidungen bleiben besser in dem Tool, in dem sie entstanden sind.
Aktuell bleiben ohne feste Zuständigkeit
Die Pflege ist das eigentliche Problem, und sie ist zuerst ein Aufnahmeproblem und erst danach ein Disziplinproblem. Wenn ein Prozess eine Stunde Screenshots kostet, wird er kein zweites Mal dokumentiert.
Einen Ablauf aufzunehmen statt ihn zu beschreiben senkt diese Kosten so weit, dass ein Update kein Projekt mehr ist. Das ist der Unterschied zwischen einer Wissensdatenbank, die gelesen wird, und einer, der niemand mehr traut.
Wissen, das nicht verloren geht
Privat und geschützt: die Wissensdatenbank ist nur für dein Team hinter Login sichtbar.
Semantische Suche, die Antworten findet, auch wenn niemand mehr die exakte Überschrift kennt.
Schnell erstellt: nimm Prozesse einfach per Recorder auf, statt sie mühsam abzutippen.
Neue Kolleg:innen schneller produktiv
Statt jede Frage einzeln zu beantworten, verweist du auf eine Wissensdatenbank, die immer auf dem neuesten Stand ist.
Aufgenommene Abläufe zeigen genau, wie eure internen Tools und Prozesse funktionieren, Schritt für Schritt.
Fragen zur internen Wissensdatenbank
Was Teams fragen, bevor sie ihr internes Wissen an einem Ort bündeln.
Was ist eine interne Wissensdatenbank?+
Eine interne Wissensdatenbank ist eine private, durchsuchbare Sammlung eurer Prozesse, Onboarding-Inhalte und internen Kenntnisse hinter Login. Sie beantwortet die Fragen, die Kolleg:innen sonst einander stellen müssten.
Was ist der Unterschied zwischen interner Wissensdatenbank und Wiki?+
Ein Wiki ist die Ablage. Eine Wissensdatenbank ist die Ablage plus Suche, Struktur und ein Pflegeweg. Beide halten Seiten, aber nur eine ist um die Frage herum gebaut, ob diese Seiten ein Jahr später noch stimmen.
Kann ich eine interne und eine öffentliche Wissensdatenbank parallel betreiben?+
Ja. Der Zugriff wird pro Help Center gesetzt, ein interner Bereich hinter Login und ein öffentlicher laufen also aus demselben Account und demselben Editor. Ein Artikel liegt in einem von beiden, und ihn zu verschieben heißt nicht, ihn neu zu schreiben.
Wie findet man darin etwas wieder?+
Die Suche ist semantisch, sie trifft also über die Bedeutung statt über die exakte Formulierung. Man kann danach suchen, was man vorhat, und landet trotzdem im richtigen Artikel, auch wenn niemand mehr die Überschrift kennt.
Wie lange dauert es, sie zu füllen?+
Schneller als tippen. Du nimmst einen Prozess einmal mit dem Recorder auf und bekommst eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots zurück, und genau dort steckt sonst die meiste Zeit in einem Firmenwiki.
Ist unsere interne Dokumentation wirklich privat?+
Ja. Ein internes Help Center ist nur nach Login erreichbar, wird nicht von Suchmaschinen indexiert und ist kein Teil eurer öffentlichen Inhalte. Gehostet wird in Deutschland, was zählt, sobald die Datenschutzprüfung fragt, wo die Artikel liegen.
Dein Hilfe-Center, fertig vor dem Kaffee.
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